Dans une entreprise, il doit y avoir un certain nombre de dépenses, dont les frais de déplacement qui sont réservés à certains employés. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les frais de déplacement peuvent être émis. Mais quels sont les moyens de faciliter la gestion des frais de déplacement ?
Les frais de déplacement, qu'est-ce que c'est ?
Les frais de déplacement sont tous les frais engagés par un salarié lors d'un déplacement pour le compte de l'entreprise. Ces frais peuvent être liés à des déplacements professionnels comme à des déplacements domicile-travail. Il n'est pas nécessaire de voyager pendant plusieurs jours pour demander un remboursement. Les frais de déplacement doivent être pris en charge par l'entreprise sous certaines conditions, notamment la remise d'un reçu. Une réunion d'affaires à l'autre bout de la ville suffit pour demander le remboursement des frais engagés. Les déplacements au siège de l'entreprise dans le cadre d'un télétravail peuvent aussi donner lieu à un remboursement. Pour mieux comprendre les conditions de remboursement, il est nécessaire de distinguer les frais kilométriques des frais de déplacement.
Quels sont les différents types de frais de déplacement ?
Lorsqu'il est question de frais de déplacement, il s'agit de toutes les dépenses liées aux déplacements effectués dans le cadre de l'exercice de la fonction de l'employé. Cela inclut les frais de transport et les frais liés au voyage lui-même. Les frais de transport comprennent les montants encourus par le salarié pour ses déplacements dans le cadre de ses activités professionnelles, tels que les frais kilométriques (étant donné que le salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, sa rémunération dépend généralement du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance de son véhicule), les billets de transport, les frais de carburant et les frais de transport quotidien, les frais de stationnement et les frais de location de voiture. Pour les frais de déplacement, il s'agit de toutes les sommes dépensées par le salarié pendant la période du déplacement (effectué dans le cadre de son activité professionnelle), comme les frais de taxi, la restauration, l'hébergement, les indemnités de panier (indemnités de repas versées par le salarié à la charge de l'employeur si le salarié est obligé de manger sur le lieu de travail) et les frais divers (fournitures diverses, appels téléphoniques, etc.). Là encore, la taxe ne peut être payée que sur la base de pièces justificatives. Parfois, certaines entreprises réservent à l'avance divers services, comme les taxis et les séjours à l'hôtel.
Comment obtenir le remboursement des frais de déplacement ?
Comme indiqué ci-dessus, les employeurs sont tenus de couvrir les frais de voyage de leurs employés lorsqu'ils se déplacent pour le compte de l'entreprise. Pour ce faire, ils peuvent choisir de se faire rembourser les frais de voyage réels. Dans le cadre de cette option, l'employeur choisit de rembourser les frais de voyage réels engagés par l'employé. Ainsi, tous les frais du salarié seront remboursés, pour autant que la note de frais les justifie. Si cette procédure de remboursement est particulièrement avantageuse pour les employés, le fait que les frais doivent être payés à l'avance et que le remboursement peut prendre des semaines peut constituer un inconvénient. Dans le cas d'un remboursement forfaitaire, les employeurs allouent une somme d'argent aux employés pour couvrir leurs dépenses. Le montant de l'indemnisation est déterminé par la taille de l'URSSAF. Là encore, une note de frais est exigée. L'inconvénient de cette approche est qu'elle peut pénaliser l'employeur si le montant promis est inférieur à la taille, et l'employé s'il dépense plus que la somme forfaitaire allouée.
Quelles sont les pièces justificatives pour les frais de déplacement ?
Lorsque les employés engagent des dépenses professionnelles, une note de frais doit être remplie. Celle-ci sera envoyée au service comptable accompagnée de certaines pièces justificatives. Ce document est indispensable pour le remboursement des frais engagés. Cette tâche peut s'avérer fastidieuse pour les employés concernés et le service financier. Dans le cadre des déplacements des salariés, tous les frais de transport doivent être remboursés par l'entreprise. Une note de frais doit être remplie par le salarié en indiquant la date, le motif exact du déplacement et le lieu. Une preuve d'achat doit également être jointe au billet. Pour les frais kilométriques, les salariés doivent fournir un certificat d'immatriculation du véhicule utilisé pour les missions professionnelles mentionnant le kilométrage total parcouru, le détail du lieu et du motif du déplacement, la date de réalisation, ainsi que la taxe sur les véhicules à moteur. De même pour le remboursement des frais de repas, et la note mentionne la date avec le lieu et le motif de la mission. Un ticket de supermarché ou de restaurant doit être joint à la facture. Si la distance entre le lieu de travail et le lieu de résidence du salarié est supérieure à 50 km et qu'il est difficile de la parcourir en moins d'une heure et demie avec les transports en commun, l'entreprise prend également en charge l'hébergement. Le reçu doit indiquer la durée du séjour, le solde nul et tous les frais de chambre.